System Compliance,  Zgłaszanie nadużyć

Dieselgate a dyrektywa o ochronie sygnalistów

„Dieselgate” (pol. afera spalinowa) był wydarzeniem bez precedensu na skalę światową. Wówczas międzynarodowa opinia publiczna, również w Polsce, zaznajomiła się z pojęciem sygnalisty (whistleblower), a więc osoby zgłaszającej nieprawidłowości. W tym konkretnym przypadku postępowanie wbrew wymogom powszechnie obowiązującego prawa polegało na świadomym manipulowaniu wskaźnikami emisji spalin w wyposażonych w silnik diesla samochodach produkowanych przez koncern VW.

Casus grupy Volkswagen AG, a także szereg działań naprawczych, wdrożonych w ramach wspomnianej grupy kapitałowej, jako jeden z warunków ugody zawartej z amerykańskim wymiarem sprawiedliwości, a także jako następstwo wykrytych nieprawidłowości to potężna dawka wiedzy i lekcji dla przedsiębiorców w przededniu implementacji tzw. dyrektywy w sprawie ochrony sygnalistów.

Program naprawczy dla Compliance

Jednym z elementów ugody zawartej pomiędzy amerykańskim wymiarem sprawiedliwości a Volkswagenem, był obowiązek weryfikacji, analizy i wdrożenia odpowiednich działań naprawczych w odniesieniu do systemu zarządzania ryzykiem braku zgodności.

Po ujawnieniu omawianej afery Volkswagen rozpoczął długotrwały i żmudny proces naprawczy. Włączając w to przedefiniowanie całego modelu „Group Compliance”. Nowa struktura compliance wewnątrz grupy Volkswagen ma opierać się na ujednoliceniu i holistycznym podejściu do kwestii zarządzania ryzykiem braku zgodności z prawem.

Ustanowienie efektywnego kanału zgłaszania nieprawidłowości, który jednocześnie spełniać będzie wymogi:

  • ogólnodostępności
  • bezstronności
  • anonimowości
  • braku działań odwetowych

było jednym z kluczowych elementów ugody zawartej pomiędzy koncernem Volkswagen AG a Department of Justice.

Przed wybuchem wspomnianej afery, grupa Volkswagen posiadała rozproszony system compliance. Każda ze spółek, wchodzących w skład wspomnianej grupy kapitałowej posiadała odrębną regulację definiującą zasady, wartości, a także prawa i obowiązki pracowników, każdej ze spółek. Oczywiste jest, iż każda ze spółek, biorąc pod uwagę międzynarodowy charakter działalności przedsiębiorstwa, prowadząc działalność w konkretnym państwie, obarczona jest obowiązkiem zgodności z wymogami prawa krajowego (lokalnego). Niemniej jednak brak standaryzacji i unifikacji wartości w ujęciu grupowym, prowadzić może do nierówności i poczucia niesprawiedliwości wewnątrz jednej grupy, a także “kilku prędkości”w zakresie rozwoju.

Obecnie w miejsce 25 rozproszonych systemów compliance, powstał jeden zunifikowany, dedykowany dla całej grupy kapitałowej, przy jednoczesnym ustanowieniu funkcji pracownika ds. zgodności (compliance officera) dla każdego z segmentów działalności przedsiębiorstwa. Segmentacja compliance, polegająca na bezpośrednim nadzorze nad zapewnieniem zgodności w ramach poszczególnych obszarów przedsiębiorstwa ma za zadanie przede wszystkim konkretyzację działań compliance w dedykowanym obszarze, np. compliance officer dedykowany dla działu sprzedaży, a także bieżącą współpracę pomiędzy przedstawicielami dwóch pierwszych linii obrony (ang. compliance seats at the same table with business).

Unifikacja funkcji compliance wewnątrz grupy kapitałowej ma zezwolić na „lepszą perspektywę” w odniesieniu do wczesnego wykrywania nadużyć. Jednym z kluczowych punktów zreformowanych struktur compliance, jest ustanowienie odpowiednich i efektywnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Połączone z kampanią mającą na celu zachęcenie i uwypuklenie znaczenia sygnalistów wewnątrz organizacji.

Przed rozpoczęciem przebudowy systemu zarządzania zgodnością (compliance) w grupie Volkswagen, system zgłaszania nieprawidłowości nie działał prawidłowo. Był dostępny wyłącznie w dwóch językach (przyp. red. angielskim i niemieckim), co biorąc pod uwagę interkontynentalny charakter działalności, a także strukturę zatrudnienia w znaczący sposób ograniczało możliwość dokonania zgłoszenia. Ponadto, system był wysoce nieefektywny, średni czas oczekiwania na połączenie, za pośrednictwem dedykowanej linii telefonicznej wynosił, ok. 20 minut.

W następstwie wdrożonych zmian Volkswagen udostępnił, wszystkim zainteresowanym dedykowaną linię telefoniczną, dostępną przez 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Obecnie zgłoszenia o nieprawidłowości bądź wątpliwościach w zakresie właściwego, zgodnego z prawem postępowania, dokonać można w 19 językach. Takie rozwiązanie czyni system zgłaszania nieprawidłowości, dostępnym w ich języku ojczystym dla ponad 670 tys. pracowników.

Niemniej jednak najbardziej miarodajnym wyznacznikiem efektywności systemu zgłaszania nieprawidłowości jest liczba imiennych zgłoszeń dokonywanych za jego pośrednictwem. Statystyka ta nie tylko wskazuje nam na fakt wytworzenia kultury organizacyjnej, w której pracownicy czują się odpowiedzialni za sukces przedsiębiorstwa, ale także daje jasny sygnał o odpowiednim postępowaniu kadry zarządzającej.

W porównaniu do 2017 r. procent osób dokonujących imiennego zgłoszenia (bez zachowania prawa do anonimowości) za pośrednictwem dedykowanego kanału wzrósł z 15 % do aż 80 % w 2019r,

Trudno o bardziej dosadne potwierdzenie empirycznego zastosowania polityki “zero tolerancji dla działań odwetowych”, która stanowi fundament efektywności systemów dedykowanych zgłaszaniu nieprawidłowości.

Wielopoziomowa implementacja

Przykład Volkswagena, a przede wszystkim katalog negatywnych konsekwencji, jakie spotkały tę organizację, stanowi modelowy wręcz przypadek braku dochowania należytej staranności w zakresie zarządzania zgodnością z prawem. Rzeczą oczywistą jest, iż każda działalność w warunkach gospodarki wolnorynkowej obarczona jest ryzykiem.  Niemniej jednak kluczem do stabilności przedsiębiorstwa, poprzez właściwe zarządzanie zgodnością, jest dokonanie właściwej walidacji każdej z podejmowanych decyzji.

Projekcja długofalowych skutków, przeprowadzenie analizy zysków i strat w perspektywie długoterminowej wraz z efektywnymi mechanizmami prewencyjnymi, jak i kontrolnymi pozwala odsunąć widmo potencjalnych nieprawidłowości, a w konsekwencji potencjalnych sankcji.

Jesteśmy w przededniu transpozycji do polskiego systemu prawnego Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, dlatego też tak ważne i istotne jest wyciągnięcie lekcji z błędów popełnionych przez społeczeństwa i przedsiębiorstwa zachodnioeuropejskie, na etapie wdrażania rozwiązań z zakresu zarządzania zgodnością, a wraz z nimi systemów zgłaszania nieprawidłowośc. Mam tutaj na myśli, nie tylko odpowiednie działania legislacyjne, ale także właściwą pracę w zakresie zwiększenia świadomości percepcji poprzez należyte zaadresowanie kwestii wdrożenia systemów zgłaszania nieprawidłowości, przez rodzimych przedsiębiorców.

Efektywny system compliance bez kanałów zgłaszania nieprawidłowości to oksymoron, niemający szans na odniesienie sukcesu.

Kwestia postrzegania osób informujących o nieprawidłowościach, nierozerwalnie związana jest z kulturowym dziedzictwem narodowym. Kraje postkomunistyczne, takie jak Polska, obarczone są jarzmem donosicielstwa. Piętnem ostracyzmu społecznego, a także historycznym pejoratywnym wydźwiękiem takiego postępowania. Dlatego też nie do przecenienia pozostaje systematyczna praca, zmierzająca ku zmianie społecznego odbioru osób informujących o naruszeniu bądź łamaniu prawa. W szczególności, biorąc pod uwagę aktualne badania traktujące o poczuciu odpowiedzialności za legalną działalność przedsiębiorstwa, a także percepcję osób zgłaszających nieprawidłowości.

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Fundację Batorego “Gnębieni, podziwiani i… zasługujący na ochronę. Polacy o sygnalistach”, nasi rodacy nie zgłaszają nadużyć, których są świadkiem, ponieważ w zdecydowanej większości nie chcą zostać uznani za donosicieli (36 proc.), mają obawy, że udowodnienie przestępstwa korupcji będzie trudne, jeżeli nie niemożliwe  (23 proc.) lub boją się późniejszych problemów (18 proc.).

Implementacja wspomnianej dyrektywy dot. ochrony sygnalistów to złożony proces, w którym kluczową rolę, odegrają przedsiębiorcy. Stworzenie transparentnych, obiektywnych i uczciwych zasad, na których pracownicy będą mogli wykazać się swoją obywatelską postawą, stanowi fundament dla sukcesu wdrożenia postanowień dyrektywy do polskiego porządku prawnego.

Przedsiębiorca mądry przed szkodą

Pracodawca dzięki wdrożeniu odpowiednich mechanizmów kontrolnych, a także takich, które zezwalają na odpowiednio wczesne wykrycie nieprawidłowości, a w konsekwencji przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, posiada odpowiednie narzędzia do przeciwdziałania nieprawidłowościom.

Odpowiednio zaprojektowane, następnie wdrożone i egzekwowane rozwiązania proceduralne w zakresie zgłaszania nieprawidłowości, stanowią podstawę dla bezpieczeństwa i ciągłości działania przedsiębiorstwa.

Bezpieczna organizacja, działająca w zgodzie z literą prawa, a także standardami etycznymi, posiada przewagę konkurencyjną względem innych uczestników rynku, nie tylko w ramach zakresu świadczonych usług, ale także w zakresie doboru pracowników. Pracodawca, który dba o odpowiednie standardy i wartości, jak pokazuje ostatni raport „Młodzi Polacy na rynku pracy w nowej normalności”, zrealizowany przez PwC w czerwcu b.r., staje się o wiele bardziej atrakcyjnym dla pokolenia wchodzącego na rynek pracy. Blisko 70% absolwentów decydując się na podjęcie pracy, przeprowadza analizę potencjalnego pracodawcy pod kątem jego wizji, misji, a przede wszystkim wartości, którymi kieruje się w ramach swojej działalności.

Brak systemów zgłaszania nieprawidłowości, a także odpowiednich mechanizmów kontrolnych, wystawia firmę na duże ryzyko utraty reputacji, które szczególnie współcześnie, stanowić może czynnik decydujący dla nawiązania współpracy biznesowej bądź pozyskania renomowanego specjalisty z danego obszaru.

Należy mieć na uwadze, iż nie istnieje jeden wzór dla skutecznego systemu zarządzania zgodnością wewnątrz organizacji. To samo tyczy się kanałów informowania o nieprawidłowościach. Z uwagi na wewnętrzne, jak i zewnętrzne uwarunkowania każdego z przedsiębiorstw. Otoczenie mikro, ale i makroekonomiczne, wymagania względem sektora, w którym działalność prowadzi dany podmiot, jak i strukturę organizacyjną danej organizacji. Chcąc efektywnie wykrywać nieprawidłowości, a także przeciwdziałać ich wystąpieniu, system zarządzania zgodnością wraz z kanałami informowania o nieprawidłowościach, musi zostać uszyty na miarę potrzeb i wymogów przedsiębiorstwa.

LinkedIn
LinkedIn
Share
Instagram
error: