Fundament systemu whistleblowingowego

Dyskusja na temat podstawy systemu zgłaszania nieprawidłowości czy też systemu whistleblowingowego, posługując się neologizmem, tak naprawdę sprowadza się do odwiecznej dysputy nad prymatem prawa, a w konsekwencji identyfikacji fundamentu, na którym zbudowana została organizacja.

Ustawodawstwo zmierzające do odzwierciedlenia przepisów dyrektywy we właściwym krajowym porządku prawnym, jak i sam fakt uchwalenia stosownego aktu prawnego w skali makro, jak i w skali mikro w postaci regulacji wewnętrznej, to jedynie preludium do wielopłaszczyznowego procesu, którego celem jest ustanowienie kanałów zgłaszania nieprawidłowości wraz z należytą ochroną sygnalistów.

Przyrównując wdrożenie rozwiązań z zakresu ochrony sygnalistów, na grunt organizacji, do budowy domu przyjmujemy, iż gwarancja należytej ochrony osób informujących o nieprawidłowościach jako emanacja zasady pt. zero tolerancji dla działań odwetowych, stanowi o stabilności tej konstrukcji. Pytaniem otwartym pozostaje natomiast czy ten fundament stanowić będzie prawo naturalne, a więc zasady, normy i wartości, którymi kieruje się dana organizacja, czy też ustawodawstwo, a w ślad za nim zhierarchizowany system regulacji wewnętrznych.

Znalezienie odpowiedzi na to pytanie, nie pozostaje bez związku z dalszymi działaniami organizacji zmierzającymi do spełnienia obowiązku rozumianego jako wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości wraz z ochroną sygnalistów, w którym niebagatelną rolę odgrywa kierownictwo danego podmiotu.

Doniosła rola kierownictwa

W odniesieniu do świetnie znanej i będącej tematem licznych analiz, koncepcji tone from the top, warto wziąć pod uwagę sam aspekt budowy kultury tożsamościowej, oparty o brak społecznej akceptacji dla zachowań niezgodnych z powszechnie przyjętymi zasadami, niezależnie od ich podłoża.

Rola szeroko rozumianego kierownictwa tudzież kadry zarządzającej jest nie do przecenienia w kwestii budowania organizacji działającej w sposób zgodny z wymogami obowiązującego prawa. 

Samo zapoznanie się z regulacjami wewnętrznymi, przeprowadzenie szkoleń czy to „twarzą w twarz” czy też cyklicznych szkoleń online, jak ma to miejsce obecnie w dobie powszechnej cyfryzacji pracy, nie jest równoznaczne ze wdrożeniem tych zasad w życie i stosowaniem ich w codziennej pracy.

Uświadamianie istotnej roli wszystkich, bez wyjątku, pracowników danej organizacji w realizacji procesu zapewnienia zgodności i etycznego prowadzenia działalności gospodarczej jest kluczową przesłanką, niezbędną dla właściwego zrozumienia roli systemów zgodności, których nieodłącznym elementem są kanały zgłaszania nieprawidłowości.

Efektywny system compliance bez kanałów zgłaszania nieprawidłowości to oksymoron, niemający szans na odniesienie sukcesu.

Świadome organizacje, dążące do minimalizacji ryzyka występującego w ramach prowadzonej działalności, poprzez efektywne szkolenie i uświadamianie pracowników, a przede wszystkim urzeczywistnienie wymogów obowiązującego prawa i regulacji wewnętrznych poprzez zastosowanie ich w praktyce, zyskują nie tylko możliwość na efektywne zarządzanie ryzykiem, ale przede wszystkim na budowę organizacji opartej o zasady legalności, transparentności i uczciwości, które są fundamentem dla funkcjonowania każdego bytu prawnego.

Każda z organizacji, która dąży do pełnego i właściwego zarządzania zgodnością, zmuszona jest do identyfikacji źródła i podłoża zasad w niej obowiązujących. 

Przyjmując postawę opartą o prymat prawa stanowionego, a wraz za nią budowę systemu zgłaszania nieprawidłowości w oparciu o legislację wewnętrzną, należy mieć na uwadze, iż regulacja wewnętrzna, pozbawiona odpowiednich działań okalających, zmierzających do urzeczywistnienia jej postanowień w praktyce, nie gwarantuje pełnego, a przede wszystkim właściwego wdrożenia systemu ochrony sygnalistów.

Binarna regulacja

W sensie formalnym, uchwalenie regulacji wewnętrznej, spełniającej wymogi nakładane na daną instytucję np. na mocy ustawy, jest przesłanką realizacji nałożonego obowiązku, niemniej co warte podkreślenia, jedynie przesłanką. Wdrożenie danego rozwiązania, niezależnie od źródła tego obowiązku nie może pozostać w oderwaniu od praktyki, która to wskazuje, iż koncentracja na legislacji bez uwzględnienia pozostałych elementów procesu wdrożenia,takich jak wywodząca się z zarządzania ryzykiem – samoocena (self assessment of risks), Know Your Audience czyli efektywna komunikacja w zakresie wdrożenia, zarządzania, funkcjonowania i ewaluacji systemu zgłaszania nieprawidłowości w organizacji. stanowi jedynie pozorną jego realizację.

Uchwalenie odpowiednich regulacji wewnętrznych to emanacja zasady compliance in books. Zasady, która w przypadku skoncentrowania się jedynie na aspekcie formalnym, prowadzi do pozornej i fasadowej implementacji ochrony sygnalistów.

Być może wynika to z literalnej interpretacji przepisów. Niejednokrotnie nazbyt matematycznej, posługując się terminem zero-jedynkowej (binarnej) interpretacji nakładanego obowiązku. Pojmowanie uchwalenia regulacji wewnętrznej jako wyłącznej przesłanki spełnienia obowiązku. nie niesie za sobą ryzyka braku zgodności per se, ponieważ w sensie formalnym, wymóg został zrealizowany. Niemniej jednak, nieść może za sobą prawdopodobieństwo materializacji ryzyka operacyjnego, jako konsekwencji braku urzeczywistnienia postanowień regulacji wewnętrznych w praktyce.

Pojmowanie uchwalenia regulacji wewnętrznej jako wyłącznej przesłanki spełnienia obowiązku. nie niesie za sobą ryzyka braku zgodności per se, ponieważ w sensie formalnym, wymóg został zrealizowany. Niemniej jednak, nieść może za sobą prawdopodobieństwo materializacji ryzyka operacyjnego, jako konsekwencji braku urzeczywistnienia postanowień regulacji wewnętrznych w praktyce.

Powracamy więc do początku naszych rozważań i determinacji “fundamentu zgodności” dla działalności organizacji. Czy jest nim jasny, przejrzysty, a co istotniejsze odzwierciedlony w praktyce kodeks wartości, którego emanację stanowi regulacja wewnętrzna, czy też a contrario  jest nim atrybut prawa stanowionego, na podstawie którego organizacja dąży do urzeczywistnieni określonych norm i wzorców zachowań. Określenie tej podstawy działalności i funkcjonowania organizacji, stanowi kamień węgielny dla procesu wdrożenia rozwiązań z zakresu ochrony sygnalistów, a także determinuje kolejne jego fazy czy też etapy.

Niewątpliwie na uprzywilejowanej pozycji stoją te organizacje, w których regulacja wewnętrzna stanowi jedynie formalne potwierdzenie zasad kultury organizacyjnej, ładu wewnętrznego obowiązującego w przedsiębiorstwie. Budowa odpowiedniej kultury organizacyjnej wraz z percepcją odpowiedzialności za zgodność, na każdym szczeblu organizacji, to długotrwały i żmudny proces. Swoista praca u podstaw zgodności, której nie sposób wykonać jedynie poprzez utworzenie zhierarchizowanego systemu regulacji wewnętrznych.

Solidna konstrukcja

Reasumując, fundament zgodności organizacji, determinuje szereg działań następczych, zmierzających do implementacji systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Organizacja powinna dążyć do urzeczywistnienia zasad i reguł, którymi kieruje bądź docelowo ma się kierować. W szczególności poprzez dołożenie należytej staranności do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, pewności i stabilności pracowników względem kultury organizacyjnej oraz zasad ją konstytuujących.

W ostateczności bowiem, nie może być mowy o właściwie funkcjonującym systemie zgłaszania nieprawidłowości bez zaangażowania, akceptacji i dobrego przykładu kierownictwa. Bez którego zasada braku działań odwetowych wobec sygnalistów, stanowiąca emanację sprawiedliwości społecznej, nawet w przypadku najbardziej kompleksowej i drobiazgowej zarazem regulacji wewnętrznej, nie zostanie urzeczywistniona.

Dzieje się tak ponieważ poprzez implementację, na grunt organizacji, kanałów informowania o naruszeniach/nieprawidłowościach, dążymy do urzeczywistnienia filozofii Immanuela Kanta opartej o etykę obowiązku czyli postępowaniu w zgodzie z powszechnym obowiązkiem, a więc prawem. Jednocześnie mając na względzie wartość moralną czynu, a więc motywy, które uznajemy za pobudki do określonego postępowania.