Od wytycznych do czynów czyli whistleblowing w praktyce
Budowę solidnej i niezachwianej konstrukcji rozpoczynamy od fundamentów.
Wzorem holenderskiego “House of whistleblowers law”, budujemy azyl dla osób nad wyraz ceniących etyczne, transparente i legalne postępowanie.
Pytaniem otwartym pozostaje czy kamieniem węgielnym tej konstrukcji powinna być:
- kultura i wartości organizacji,
czy:
- ustawa/regulacje, a więc prawo stanowione.
Odwieczne pytanie, które sprowadzić możemy do filozofii Immanuela Kanta opartej o etykę obowiązku czyli postępowaniu w zgodzie z powszechnym obowiązkiem, a więc prawem. Jednocześnie mając na względzie wartość moralną czynu, a więc motywy, które uznajemy za pobudki do określonego postępowania.
“Nie ma zgodności bez kanałów zgłaszania nieprawidłowości”
Dzieje się tak ponieważ poprzez implementację, na grunt organizacji, kanałów informowania o naruszeniach/nieprawidłowościach, dążymy do urzeczywistnienia ww. filozofii. Jednocześnie mając na względzie wartość moralną czynu, a więc motywy, które uznajemy za pobudki do określonego postępowania.
Wdrożenie kanałów informowania o naruszeniach tegoż prawa, a także systemu ochrony sygnalistów nie pozostaje w oderwaniu od aspektu kulturowego, zarówno w kontekście zmiany percepcji wartości moralnej czynu, polegającej na wyniesieniu na piedestał odpowiedzialności społecznej za postępowanie w zgodzie z normami społecznymi, jak i prawnymi, ale także w odniesieniu do systemowego rozwiązania, gwarantującego niezależność, obiektywność i poczucie bezpieczeństwa zarazem, osobom które urzeczywistniają wspomnianą moralność.
Wiele się mówi i pisze o zgodności, a w szczególności o jej zapewnieniu poprzez wdrożenie narzędzi informowania o przypadkach jej naruszenia, jak i ochronie osób, które zdobyły się na odwagę i dokonały takiego zgłoszenia, przed ewentualnymi działaniami odwetowymi. Niemniej jednak poza rozważaniami nad słusznością, zasadnością i celowością wdrożenia systemu ochrony sygnalistów, warto pochylić się nad praktycznymi aspektami wdrożenia, także przez pryzmat dotychczasowych wytycznych, zarówno OECD, jak i Transparency International.
Praktyczne aspekty wdrożenia
Praktyka z teorią zwykły rozmijać się przy pierwszej lepszej okazji. Dlatego też dysputy nad transpozycją kulturową, które niejednokrotnie wskazywane były również na łamach tego portalu, jako istotne (o ile nie kluczowe), dla skuteczniej implementacji do polskiego porządku prawnego systemu ochrony sygnalistów, warto skupić się na praktycznych aspektach wdrożenia i dołożenia swojej ( w rozumieniu organizacji) cegiełki do przeprowadzenia rzeczonej kulturowej/światopoglądowej zmiany. Zarówno w aspekcie, zmiany percepcji i odbioru “osoby informującej o nieprawidłowościach”, jak i wdrożenia odpowiednich rozwiązań, zmierzających do implementacji no retaliation policy na grunt organizacji.
Sine qua non compliance
System zgłaszania nieprawidłowości, jako element systemu compliance, rozpatrywany powinien być jako jego integralna część, odwołująca się do wspólnego mianownika. Ten wspólny mianownik oznacza brak uniwersalności. Niejednokrotnie w przestrzeni publicznej można usłyszeć głosy mówiące o tym, iż wdrożenie odpowiedniej procedury, będzie wystarczające i adresuje oczekiwania ustawodawcy.
W sensie formalnym, oczywiście uwalenie regulacji wewnętrznej, spełniającej wymogi nakładane na daną instytucję np. na mocy ustawy, jest jedną z przesłanek realizacji nałożonego obowiązku, niemniej praktyka wskazuje, iż takie podejście stanowi jedynie pozorną jego realizację.
Nie bez znaczenia pozostaje tutaj fakt podjęcia szeregu działań okalających, włączając w to wspomnianą powyżej, budowę systemu wartości organizacji, realizowanie koncepcji wyznaczania jasnego wzorca zachowań przed kadrę kierownicza, ale nie tylko. Niebagatelną rolę odgrywa również podejście oparte na zasadzie unikalności i indywidualności każdej organizacji. Jej specyfiki, modelu biznesowego, otoczenia prawno-regulacyjnego, a także środowiska kulturowego.
Mając powyższe na uwadze, a także praktykę oraz wytyczne organizacji międzynarodowych, takich jak OECD czy też Rada Europy, w zakresie wdrożenia i ustanowienia kanałów zgłaszania nieprawidłowości, poniżej przedstawiam koncepcję wdrożenia opartą o cztery filary:
1. Analizę
2. Regulację
3. Komunikację
4. Ewaluację.
Bazując na analizie rozwiązań, a także mając na względzie opracowania Transparency International, proces wdrożenia wymogów dyrektywy, winien zostać przeprowadzony przy uwzględnieniu następujących elementów przedstawionej koncepcji:
Analiza
Projekt pt. wdrożenie kanałów zgłaszania nieprawidłowości wraz z systemem ochrony sygnalistów, powinien zostać zainaugurowany kompleksową samooceną w zakresie samoświadomości, dojrzałości i aktualnej kondycji organizacji, mając na uwadze przesłanki takie jak m.in.:
- Model biznesowy,
- Otoczenie prawno-regulacyjne,
- Środowisko kulturowe,
- Dotychczasowe rozwiązania obowiązujące w organizacji,
Dopiero w następstwie przeprowadzenia pierwszej fazy z organizacja może przystąpić do kroku nr 2, którym jest:
Regulacja
- powiązanie polityki z deklaracją wartości organizacji.
- określenie typu zgłoszeń, zgłaszanych w ramach polityki oraz sposób i do kogo mogą być zgłaszane.
- wyjaśnienie w jaki sposób chroniona jest poufność sygnalisty oraz w jaki sposób organizacja zapewnia ochronę przed działaniami odwetowymi lub represjami.
- przedstawienie procesu podejmowania działań następczych i prowadzenia postępowania wyjaśniającego w sprawie zgłoszeń dokonanych w ramach polityki.
- zapewnienie realizacji cyklicznych modułów szkoleniowych dla pracowników w zakresie regulacji dot. informowania o nieprawidłowościach oraz ich praw i obowiązków z niej wynikających.
- szkolenie kadry kierowniczej i innych osób, które mogą otrzymywać raporty od osób zgłaszających przypadki naruszenia, w zakresie sposobów reagowania na nie.
- wskazanie, iż regulacja będzie poddawana okresowym przeglądom w celu weryfikacji, czy działa ona skutecznie i czy konieczna jest jej aktualizacja.
Komunikacja
Skuteczny system ochrony sygnalistów zależy od jasnej i skutecznej komunikacji. Informowanie pracowników o ich prawach i obowiązkach oraz dostępnych dla nich zasobach ma kluczowe znaczenie dla stworzenia środowiska zaufania, profesjonalizmu i kolegialności, które wspiera zasady uczciwości, integralności i transparentności w miejscu pracy.
Ewaluacja
Przeprowadzanie okresowych audytów kanałów zgłaszania nieprawidłowości, może pomóc organizacji w doskonaleniu wdrożonego przez nią systemu . Należy prowadzić ewidencję przekazanych zgłoszeń/skarg oraz przewidzieć możliwość niezależnego przeglądu przez organ taki jak np. rada nadzorcza.
Ewaluacja systemów informowania o nieprawidłowościach, powinna obejmować co najmniej weryfikację:
- świadomość pracowników dotyczącą możliwości zgłoszenia nieprawidłowości oraz związanej z tym ochrony sygnalisty;
- przegląd zgłoszeń przekazanych za pośrednictwem systemu;
- bezpieczeństwo mechanizmów gwarantujących poufność i ochronę sygnalistów, wdrożonych w ramach systemu
- weryfikację realizacji polityki: zero tolerancji dla działań odwetowych.
Wdrożenie a ustawa
Tematyka wdrożenia kanałów zgłaszania nieprawidłowości i efektywnej ochrony sygnalistów będzie przewodnim w nadchodzącym roku. Niewątpliwie, powyższe założenia, będą musiały ulec rewizji w momencie, gdy na światło dzienne wystawiony zostanie projekt ustawy implementującej postanowienia dyrektywy do polskiego systemu prawnego.
Niemniej jednak niezależnie od prac legislacyjnych i ich postępu, warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu informowania o nieprawidłowościach.
Przygotowując się do wdrożenia należy zadbać przede wszystkim o należyty poziom dostępności narzędzi zgłaszania do nieprawidłowości, zapewnienia poziomu bezpieczeństwa i ochrony sygnalistów, ale także mieć na uwadze preferowany i najbardziej przystępny, z punktu widzenia pracownika, sposób komunikacji. Warto sięgnąć po najlepsze rozwiązania technologiczne w tym zakresie, zapewniające nie tylko ochronę sygnalistom, dostosowaną do wymogów dyrektywy, ale także sprawne narzędzie do zarządzania zgłoszeniami, a także postępowaniami wyjaśniającymi, z poziomu jednostek wyspecjalizowanych do ich koordynacji, jak i zarządzających danym podmiotem.
