Czy brak zgłoszeń w ramach whistleblowing, to dobry prognostyk?

W dniu 17 grudnia br. upłynie termin transpozycji do polskiego porządku prawnego Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwana powszechnie dyrektywą o ochronie sygnalistów.

Sygnaliści czyli osoby informujące o naruszeniach prawa, jak i nieprawidłowościach, stali się tematem dyskusji, daleko wykraczającej poza środowisko prawne, czy też “compliancowe”.

Każde przedsiębiorstwo, działające w warunkach gospodarki wolnorynkowej, narażone jest na występowanie ryzyka, którego podstawowa kategoryzacja wskazuje na rozróżnienie na. ryzyko inherentne oraz rezydualne. Nie inaczej sytuacja ta wygląda w zakresie zarządzania zgodnością, w tym przeciwdziałania nadużyciom i/lub nieprawidłowościom. Nakładając wymogi dyrektywy o ochronie sygnalistów na macierz organizacji, identyfikujemy ryzyko inherentne w postaci nowych obowiązków nałożonych na pracodawcę tj. w tym aspekcie podkategorię danego ryzyka, jako regulacyjne, prawne, a w konsekwencji operacyjne. Realizacja obowiązków wskazanych w dyrektywie, tj. ustanowienie odpowiednich kanałów informowania o naruszeniach oraz właściwych regulacji w tym zakresie, gwarantujących należyty poziom ochrony osobom informującym o naruszeniach oraz zapewnienie należytego poziomu poufności, generować będzie ryzyko rezydualne.

Dynamicznie zmieniające się otoczenie, zarówno makroekonomiczne, jak i regulacyjne, stawia przed organizacją wyzwania, polegające na zwinnym i elastycznym sposobie działania, zezwalającym na dostosowanie do nowych wymogów lub obowiązków. Systemy zarządzania zgodnością, a więc narzędzie pozwalające na odpowiednio wczesne wykrycie potencjalnego ryzyka braku zgodności, stanowią nieocenione wsparcie dla organu prowadzącego sprawy w spółki, w zakresie zapewnienia nieprzerwanego, długofalowego rozwoju, przy zachowaniu zgodności z prawem.

Systemy zgłaszania nieprawidłowości, które w docelowej wersji stanowić powinny element zarządzania zgodnością, poza obowiązkiem prawnym, stanowić mogą potężną bazę wiedzy o działalności organizacji, która w konsekwencji powinna ewoluować w stronę wykorzystywania tego kapitału, jakim jest informacja, w celu “uzdrowienia” przedsiębiorstwa, a w rezultacie zapewnienia stabilnych fundamentów dla jego rozwoju.

Nie ma zgodności bez kanałów zgłaszania nieprawidłowości

Kanały zgłaszania nieprawidłowości (ang. whistleblowing) stanowią kluczowy element każdego systemu zgodności. Brak efektywnego i transparentnego rozwiązania, zezwalającego na informowanie o sytuacjach mogących budzić wątpliwości bądź wprost niosących za sobą realne zagrożenia dla legalności organizacji, znacząco utrudnia o ile nie uniemożliwia, budowę efektywnego systemu compliance.

Jeżeli więc budowa systemu compliance, a więc zarządzania zgodnością, jest niemożliwa bez kanałów zgłaszania nieprawidłowości i ochrony osób zgłaszających, jakimi racjami, kierują się decydenci, którzy wzbraniają się przed ich ustanowieniem, a także tacy, którzy choć twierdzą, iż ów system został wdrożony poprawnie, nie otrzymują żadnych zgłoszeń. Według nich ma to świadczyć na rzecz twierdzenia, wedle którego działalność takiej organizacji jest wolna od nieprawidłowości.

W poszukiwaniu odpowiedzi na to pytanie, warto sięgnąć po wyniki ankiety przeprowadzonej i opublikowanej przez amerykański Forbes na początku br., w którym przedstawiono dziesięć najczęściej powtarzających się argumentów przeciw ustanowieniu systemów zgłaszania nieprawidłowości.

1. Nie mogę sobie pozwolić na wdrożenie wewnętrznego programu zgłaszania nieprawidłowości, jest to zbyt kosztowne.
2. Moi pracownicy będą nadużywać gorącej linii i zgłaszać nieuzasadnione i wyimaginowane problemy w miejscu pracy.
3. Mam małą, rodzinną firmę i nie potrzebuję systemu zgłaszania nieprawidłowości.
4. Prowadzę politykę otwartych drzwi; jeśli jest jakiś problem, ktoś by mi powiedział/przyszedł z tym do mnie.
5. W naszej firmie nie ma przypadków oszustw, zachowań niewłaściwych. Prowadzimy legalną działalność.
6. Moja branża jest specyficzna i system zgłaszania nieprawidłowości nie będzie miał tutaj zastosowania.
7. System zgłaszania nieprawidłowości, będzie nadużywany przez nieefektywnych pracowników celem uzyskania ochrony przed ewaluacją ich pracy.
8. Systemy zgłaszania nieprawidłowości wytworzą negatywną kulturę organizacyjną.
9. Systemy zgłaszania nieprawidłowości, a w szczególności linia telefoniczna, będzie prowadzić do unikania rozmów z przełożonymi o problemach w miejscu pracy.
10. Mam już wdrożony system zgłaszania nieprawidłowości i nie otrzymuję żadnych zgłoszeń.

Najbardziej niebezpiecznym i jednocześnie niosącym największe ryzyko braku zgodności, argumentem przywołanym powyżej, jest przeświadczenie o posiadaniu efektywnego systemu zgłaszania nieprawidłowości w sytuacji, gdy pomimo upływu dłuższego czasu od jego wdrożenia, nie otrzymano żadnych zgłoszeń za jego pośrednictwem. W takiej sytuacji należy zastanowić się przede wszystkim nad tym czy kanały (system) zgłaszania nieprawidłowości został właściwie zakomunikowany pracownikom. Czy pracownicy mają świadomość jego istnienia. Czasem może to być kwestia zaufania, a właściwie jego braku ze strony pracowników, którzy nie mają stuprocentowej pewności co do:

• właściwego i rzetelnego rozpatrzenia zgłoszenia;
• obiektywnego przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;
• braku działań odwetowych ze strony organizacji.

Ponadto podnoszenie argumentów traktujących o kosztowności systemu zgłaszania nieprawidłowości, braku zastosowania kanałów temu dedykowanych bądź przeświadczenie o braku ryzyka wystąpienia naruszeń tudzież niezgodności, biorąc pod uwagę potencjalne sankcje, równoznaczne jest z brakiem świadomości zagrożeń czyhających na podmioty sektora prywatnego, działające w warunkach gospodarki wolnorynkowej.

Odwołując się po raz wtóry do kwestii interpretacji instytucji sygnalisty, a w związku z tym systemów zgłaszania nieprawidłowości, warto przytoczyć fragment wykładu w ramach cyklu konferencji naukowych -TED, pt.:”Jak sygnaliści tworzą historię” (ang. How whistle-blowers shape history, link: Jak sygnaliści tworzą historię ).

kiedy myślisz o niektórych z bardziej klasycznych lub historycznych przypadków oszustwa, to zawsze jest to wokół sygnalisty. Pomyśl o Watergate – odkrytym przez sygnalistę. Pomyśl o Enronie – odkrytym przez sygnalistę.

(…)

Sygnalistów charakteryzuje pokora. Nie szukają sławy. Szukają sprawiedliwości.

Nawet jeżeli ww. fragment nosi znamiona patosu, nie sposób nie zgodzić się z autorem tych słów. Są one nie do przecenienia. Osoby, które w dzisiejszym świecie szukają sprawiedliwości, zasługują nie tylko na uznanie, ale przede wszystkim właściwą ochronę.

Zaufana organizacja

Uświadomienie roli, znaczenia i wpływu systemów informowania o nieprawidłowościach to niewątpliwie jedno z wyzwań leżących po stronie ustawodawcy. Niemniej jednak działania podejmowane przez państwo w tym zakresie, spełzną na niczym bez budowy właściwego wzorca zachowań i katalogu wartości w organizacji. Tylko silny i wyraźny głos kierownictwa, w imię zasady tone from the top oraz lead by example, wpłynie pozytywnie na proces budowy zaufania na linii pracownik-pracodawca.

Jak pokazuje badanie przeprowadzone przez Ethics Resource Center w 2013 r., prawdopodobieństwo informowania o nieprawidłowościach tudzież naruszeniach wzrasta wprost proporcjonalnie do zaufania pracowników względem kadry kierowniczej co do jej etycznego postępowania. Jak pokazało wspomniane badanie, aż 71 % pracowników skłania się ku poinformowaniu o nieprawidłowościach gdy mają pewność, iż kadra kierownicza na co dzień kieruje się etyką.

Za compliance, za działanie w zgodzie z powszechnie obowiązującym prawem, jak również w zgodzie z wymogami regulacji wewnętrznych, a także etyczne prowadzenie działalności naszej firmy, odpowiadają wszyscy pracownicy, bez wyjątku.

Każdy pracownik, bez wyjątku, partycypuje w procesie zapewnienia zgodności działalności organizacji. Niemniej, tak jak często w przestrzeni publicznej używane jest sformułowanie zaufany pracownik, tak często powinniśmy mówić o zaufanym pracodawcy, wobec którego pracownicy będą mieć pewność, iż ich dążenia do poszukiwania sprawiedliwości, nie spotkają się z krytyką i napiętnowaniem.

Badania przeprowadzone przez PWC wskazują, iż 90% ankietowanych uważa, że wspomniany tone from the top vel. przykład z góry, stanowi kluczowy element systemu zarządzania zgodnością, a także budowy etycznych fundamentów organizacji.

Wdrożenie

System zgłaszania nieprawidłowości, jako element systemu compliance, rozpatrywany powinien być jako jego integralna część, odwołująca się do wspólnego mianownika. Ten wspólny mianownik oznacza brak uniwersalności. Niejednokrotnie w przestrzeni publicznej można usłyszeć głosy mówiące o tym, iż wdrożenie odpowiedniej procedury, będzie wystarczające i adresuje oczekiwania ustawodawcy.

W sensie formalnym, oczywiście uwalenie regulacji wewnętrznej, spełniającej wymogi nakładane na daną instytucję np. na mocy ustawy, jest jedną z przesłanek realizacji nałożonego obowiązku, niemniej praktyka wskazuje, iż takie podejście stanowi jedynie pozorną jego realizację.

Nie bez znaczenia pozostaje tutaj fakt podjęcia szeregu działań okalających, włączając w to wspomnianą powyżej, budowę systemu wartości organizacji, realizowanie koncepcji wyznaczania jasnego wzorca zachowania przed kadrę kierownicza, ale nie tylko. Niebagatelną rolę odgrywa również podejście oparte na zasadzie unikalności i indywidualności każdej organizacji. Jej specyfiki, modelu biznesowego, otoczenia prawno-regulacyjnego, a także środowiska kulturowego.