Rekomendacja Z dotyczącą zasad ładu wewnętrznego w bankach - wskazuje kluczowe obszary z zakresu corporate governance.
Komisja Nadzoru Finansowego, a więc organ sprawujący nadzór nad sektorem finansowym, od lat podejmuje szereg działań zmierzających do usystematyzowania roli compliance, jak i całej drugiej linii obrony per se w nadzorowanych instytucjach finansowych. Bez wątpienia, prym i główny przedmiot zainteresowania wspomnianego organu nadzoru, stanowi sektor bankowy. Szereg rekomendacji, a więc formalnych zaleceń nadzoru względem nadzorowanego sektora, wydawanych na mocy art. 137 ust. 1 pkt 5 Ustawy Prawo Bankowe z dnia 29 sierpnia 1997 r. (dalej: Ustawa) traktuje o kwestii zarządzania ryzykiem związanym z wykonywaniem tzw. czynności bankowych, których katalog przedstawiony został w art. 5 ust. 1 Ustawy.
Pośród nich odnaleźć możemy rekomendację w sposób bezpośredni odnoszącą się do kwestii zarządzania ryzykiem braku zgodności poprzez wdrożenie odpowiednich mechanizmów z zakresu kontroli wewnętrznej. Rekomendacja H dotycząca systemu kontroli wewnętrznej w bankach, gdyż to właśnie o niej mowa, wyznacza ramy i zakres czynności dedykowanych systemowi kontroli wewnętrznej. Poprzez system kontroli wewnętrznej, zgodnie z anglosaskim modelem tzw. internal controls, nadzorca wskazuje, iż szereg zadań mających na celu właściwe i efektywne wdrożenie systemu kontroli wewnętrznej obejmuje:
„zbiór mechanizmów kontrolnych zapewniających osiąganie ustawowo określonych celów systemu kontroli wewnętrznej (tj. skuteczności i efektywności działania banku, wiarygodności sprawozdawczości finansowej, przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w banku, zgodności działania banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi).”
Ponadto należy podkreślić, iż kluczowym z punktu widzenia efektywnego i kompleksowego wdrożenia systemu kontroli wewnętrznej jest:
„Usytuowanie komórki do spraw zgodności w systemie kontroli wewnętrznej oraz traktowanie jej jako kluczowego (obok funkcji kontroli) elementu zapewniania zgodności”.
Poprzez przedstawioną rekomendację KNF definiuje rolę, funkcję, zakres działań i wymogów względem jednostki zgodności (ang. compliance). Jedną z pod rekomendacji wskazanych przez organ nadzoru jest ta, której dyspozycja zawarta została pod nr 12 Rekomendacji H, która w sposób bezpośredni traktuje o obowiązku wyodrębnienia komórki do spraw zgodności, a także:
„zapewnieniu jej odpowiedniego usytuowania w strukturze organizacyjnej”
oraz
„określeniu w sposób formalny jej uprawnień i obowiązków, jak również zapewnienia niezależności oraz odpowiedniego statusu kierującemu komórką do spraw zgodności i jej pracownikom”.
KNF, kontynuując politykę nadzorczą w zakresie należytej organizacji banków w obszarze szeroko rozumianego zarządzaniem zgodnością w dniu 9 października br. opublikował Rekomendację Z dotyczącą zasad ładu wewnętrznego w bankach. Dokument ten ma na celu uszczegółowienie dotychczasowych “zagadnień z zakresu ładu wewnętrznego w bankach, które zostały już uregulowane w w/w przepisach i dokumentach Komisji Nadzoru Finansowego”.
Treść rekomendacji stanowi odzwierciedlenie wytycznych Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego (ang. European banking Authority, EBA) oraz Europejskiego Urzędu Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych ().
Rekomendacja Z - kluczowe aspekty
Dokument opublikowany przez Komisję Nadzoru Finansowego w sposób holistyczny determinuje kwestię ładu wewnętrznego w bankach. Podzielony został na sześć dedykowanych obszarów tematycznych:
- Ogólne zasady ładu wewnętrznego w banku;
- Zasady działania, uprawnienia, obowiązki, odpowiedzialność, wzajemne relacje rady nadzorczej i zarządu oraz odpowiedniość członków tych organów i osób pełniących kluczowe funkcje w banku;
- Standardy postępowania banku oraz zasady zarządzania konfliktami interesów;
- Polityka zlecania czynności na zewnątrz (outsourcing), zasady wynagradzania w banku oraz polityka dywidendowa;
- Zarządzanie ryzykiem; a także
- Ujawnienia.
Ad. A
Poruszone zostały tutaj wymogi w zakresie funkcjonowania w banku “zgodnego z przepisami prawa, przejrzystego i skutecznego” ładu przestrzennego, który został odpowiednio określony poprzez statut banku, a także “zhierarchizowany system regulacji wewnętrznych”.
Ad. B
Drugi z poruszonych obszarów tematycznych w ramach omawianej Rekomendacji, traktuje o właściwej organizacji i strukturze, a także funkcji organów banku w tworzeniu i zarządzaniu ładem wewnętrznym. Począwszy od ustalenia ustalenia składu, sposobu powoływania oraz odwoływania członków rady nadzorczej oraz zarządu, poprzez kwestię odpowiedniej identyfikacji kluczowych funkcji w banku, a także odpowiednią politykę personalną prowadzoną w tym obszarze.
Ad. C
Przedmiotem niniejszej sekcji jest zagadnienie z zakresu “standardów postępowania oraz konfliktów interesów na poziomie banku”. Podkreślona została tutaj wyraźnie rola “zasad etyki określających normy i standardy etyczne”, zarówno w odniesieniu do postępowania “członków organów”, ale także pracowników banku.
Z punktu widzenia należytej staranności, a także transparentności działalności prowadzonej przez bank, organ nadzoru wskazał na doniosłość kwestii ustanowienia “skutecznej polityki zarządzania konfliktami interesów”, która ma zostać uchwalona w formie pisemnej, a także zatwierdzona przez radę nadzorczą.
Ad. D
Obszar tematyczny traktujący o zlecaniu czynności na zewnątrz (ang. outsourcing), a więc działanie na gruncie art.5 i 6 ustawy Prawo bankowe, zwraca uwagę na konieczność ustanowienia konkretnych i szczegółowych ram w zakresie zarządzania ryzykiem, które to pojęcie na kolejnych stronach Rekomendacji, pojawiać się będzie wielokrotnie.
Ad. E
Płynnie przechodząc od outsouringu, KNF w sposób szczegółowy przedstawia wytyczne w zakresie ustanowienia właściwego procesu zarządzania ryzykiem wewnątrz banku, wskazując jego niezbędne elementy, takie jak:
- strategia zarządzania ryzykiem;
- polityki i procedury w zakresie identyfikacji ryzyka;
- samooceny ryzyka związanego z prowadzoną działalnością (ang. Self Assessment of Operational Risk);
- kontroli wdrażanych celem zminimalizowania prawdopodobieństwa materializacji ryzyka;
- raportowania istotnego ryzyka.
Autorzy dokumentu, wielokrotnie odnoszą się do kwestii ustalenia odpowiedniego apetytu na ryzyko (przyp. rozmiar/skala ryzyka jakie dana organizacja jest w stanie zaakceptować na drodze do realizacji swoich celów statutowych).
Ad.F
Last but not least, jak mawiają Amerykanie, nadzorca zwraca uwagę na konieczność ustanowienia w formie pisemnej, polityki informującej, obejmującej swym zakresem ujawnienia.
Omawiana Rekomendacja Z, zgodnie z oczekiwaniami Komisji Nadzoru Finansowego, ma zostać wprowadzona w bankach nie później niż do dnia 1 stycznia 2022 r. Niemniej jednak, kluczowym z punktu widzenia wdrożenia jej postanowień w życie jest przyjęta w treści Rekomendacji zasada proporcjonalności. Zgodnie z tą zasadą:
postanowienia (przyp. Rekomendacji) powinny być stosowane przez banki z uwzględnieniem skali,złożoności i charakteru prowadzonej przez nie działalności(czyli takich czynników, jak np. forma prawna, w jakiej działa bank, rozmiar jego działalności, rodzaje ryzyka związane z prowadzoną działalnością, wewnętrzna organizacja, struktura właścicielska, geograficzny obszar prowadzonej działalności, czy też etap rozwoju korporacyjnego.
W przypadku banków, które uznawane są na podmiot dominujący w danej grupie kapitałowej, postanowienia rzeczonej Rekomendacji należy rozumieć jako “kierowane do podmiotów na najwyższym, krajowym poziomie konsolidacji”.