Systemy informowania o naruszeniach, znane także jako systemy whistleblowingowe, odgrywają kluczową rolę w nowoczesnych organizacjach, zapewniając mechanizmy umożliwiające zgłaszanie nieprawidłowości, nadużyć i naruszeń przepisów. Te systemy stanowią istotny element zarządzania zgodnością, pomagając firmom identyfikować i eliminować potencjalne problemy zanim przerodzą się w poważne skandale lub sankcje prawne. Umożliwiają pracownikom, kontrahentom oraz innym interesariuszom anonimowe lub poufne zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości, co z kolei wzmacnia kulturę transparentności i odpowiedzialności w organizacji.
Do czego służy system informowania o naruszeniach?
Podstawą skutecznego systemu informowania o naruszeniach jest łatwość i dostępność zgłaszania. Organizacje muszą zapewnić różnorodne kanały zgłaszania, takie jak infolinie, specjalne platformy internetowe, skrzynki mailowe czy bezpośrednie linie kontaktu z działem zgodności. Ważne jest, aby te kanały były dostępne dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich poziomu w hierarchii organizacyjnej, oraz by były one łatwe w użyciu i dostępne w różnych językach, jeśli firma działa międzynarodowo. Kluczowym jest także zapewnienie, że zgłaszane informacje będą traktowane z najwyższą poufnością.
Dlaczego potrzebna jest ochrona sygnalistów?
Ochrona sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia, jest fundamentem każdego efektywnego systemu informowania o naruszeniach. Sygnaliści muszą mieć pewność, że nie spotkają ich żadne negatywne konsekwencje za zgłoszenie nieprawidłowości, takie jak represje, zwolnienie z pracy, mobbing czy inne formy dyskryminacji. Dlatego organizacje wprowadzają szczegółowe polityki ochrony sygnalistów, które jasno określają, że jakiekolwiek działania odwetowe wobec zgłaszających będą surowo karane. Ważnym aspektem jest również świadomość i szkolenie menedżerów oraz pracowników na temat tych polityk, aby zminimalizować ryzyko represji.
Systemy informowania o naruszeniach muszą być wspierane przez skuteczne procedury dochodzeniowe i korygujące. Po zgłoszeniu naruszenia, organizacja powinna niezwłocznie przeprowadzić dokładne dochodzenie, aby zweryfikować zgłoszenie i podjąć odpowiednie działania naprawcze. Proces ten powinien być przejrzysty, sprawiedliwy i oparty na dowodach, a jego wyniki komunikowane zarówno zgłaszającemu, jak i odpowiednim stronom wewnątrz firmy. Dobre praktyki obejmują również regularne przeglądy i audyty systemu whistleblowingowego, aby upewnić się, że działa on efektywnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Korzyści płynące z wdrożenia systemów informowania o naruszeniach są wielorakie. Przede wszystkim, przyczyniają się one do wczesnego wykrywania i eliminowania problemów, co minimalizuje ryzyko prawne i finansowe dla firmy. Ponadto, promują one kulturę uczciwości i odpowiedzialności, co z kolei buduje zaufanie wśród pracowników, klientów i inwestorów. W efekcie, firmy, które skutecznie wdrażają i zarządzają systemami whistleblowingowymi, cieszą się lepszą reputacją i większą lojalnością interesariuszy, co ma długoterminowy pozytywny wpływ na ich działalność.
Moja oferta związana z Systemami informowania o naruszeniach oraz z ochroną sygnalistów:
- Opracowanie wymaganej przepisami prawa dokumentacji,
- Przeprowadzenie szkoleń i opracowanie materiałów edukacyjnych dla kadry zarządzającej, jak i pracowników,
- Prowadzenie postępowań wyjaśniających,
- Bieżące doradztwo na rzecz organów spółki w zakresie wdrażania rekomendacji następczych,
- Doradztwo w zakresie wyboru dostawcy kanałów informowania o naruszeniach