Efektywny system zgodności a wytyczne CBA

Efektywny system zgodności a wytyczne CBA

W dniu 6  stycznia 2018 na mocy uchwały Rady Ministrów ustanowiony został Rządowy Program Przeciwdziałania Korupcji na lata 2018 - 2020, będący efektem wspólnych prac Centralnego Biura Antykorupcyjnego oraz Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. 

Jednym z głównych założeń Programu na lata 2018-2020 było podniesienie świadomości społecznej w zakresie przeciwdziałania zachowaniom korupcyjnym. Wdrożenie w życie wspomnianego programu ma za zadanie wprowadzenie odpowiednich zmian, które

mają skutkować wprowadzeniem, a następnie stosowaniem, nowych standardów prowadzenia rozpoznania, monitorowania i zapobiegania zagrożeniom korupcyjnym

W ramach wprowadzania powyżej wspomnianych zmian, w dniu 28 września b.r na stronie Centralnego Biura Antykorupcyjnego opublikowane zostały “Wytyczne w zakresie tworzenia i wdrażania efektywnych programów zgodności (compliance) w sektorze publicznym”.

Dokument ma za zadanie realizować działania opisane w treści punktu 4.2. Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2018–2020. Pomimo swej dość ogólnej formy, wskazuje na kilka kluczowych aspektów systemów zgodności, dzięki którym możemy określić kierunek, w którym będzie chciało podążać Centralne Biuro Antykorupcyjne, zarówno w zakresie propagowania koncepcji systemów zgodności w sektorze publicznym, jak i administracja państwowa ogółem. Dochodzimy do takich wniosków analizując treść słowa wstępnego dokumentu autorstwa obecnego Szefa CBA p. Andrzeja Stróżnego, który określa Wytyczne "przyczynkiem do stworzenia narodowego programu uczciwości".

Sam dokument oparty jest raczej na dużym stopniu ogólności, przedstawiając jedynie oś ramową dla wdrożenia systemów zgodności. Porusza jednak istotną kwestię, która jest niezbędna z punktu widzenia efektywności operacyjnej programów compliance, a mianowicie świadomości społecznej negatywnych skutków przestępstwa korupcji oraz budowania postawy opartej o brak przyzwolenia na występowanie zachowań o charakterze korupcyjnym.

Autorzy zwracają uwagę na znaczenie działań profilaktycznych, zmierzających do zwiększenia świadomości społeczeństwa odnośnie do przyczyn i skutków występowania zjawiska korupcji. 

Zwalczanie korupcji to nie tylko działania represyjne, ale również profilaktyka. Efektywna walka z tą formą przestępczości wymaga przede wszystkim zdiagnozowania okoliczności sprzyjających jej powstawaniu

Aspekt budowy kultury tożsamościowej oparty o brak społecznej akceptacji dla zachowań korupcyjnych, stanowi clou rozważań nad skutecznością programów zgodności, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

Jak słusznie podkreślono uwagę w treści Wytycznych:

Należy pamiętać, że za zgodność odpowiedzialny jest, co do zasady, każdy pracownik, niemniej ostatecznie odpowiedzialność instytucjonalną za nieprawidłowości w organizacji ponosi kierownictwo. 

(...)

Właściwy efekt przykładu z góry osiąga się dzięki przekuwaniu deklaratywnych postulatów
w czyn. Jednoznaczny przekaz o braku tolerancji dla wszelkich nadużyć i konsekwentna postawa kadry kierowniczej minimalizują ryzyko wystąpienia nieuczciwego zachowania wśród pracowników. "

Rola szeroko rozumianego kierownictwa tudzież kadry zarządzającej jest nie do przecenienia w kwestii budowania organizacji działającej w sposób zgodny z wymogami obowiązującego prawa. Samo zapoznanie się z regulacjami wewnętrznymi, przeprowadzenie szkoleń czy to „twarzą w twarz” czy też cyklicznych szkoleń online, jak ma to miejsce obecnie w dobie powszechnej cyfryzacji pracy, nie jest równoznaczne ze wdrożeniem tych zasad w życie i stosowaniem ich w codziennej pracy.

Uświadamianie istotnej roli wszystkich, bez wyjątku, pracowników danej organizacji w realizacji procesu zapewnienia zgodności i etycznego prowadzenia działalności gospodarczej jest kluczową przesłanką, niezbędną dla właściwego zrozumienia roli compliance (systemów zgodności).

Świadome organizacje, dążące do minimalizacji ryzyka występującego w ramach prowadzonej działalności, poprzez efektywne szkolenie i uświadamianie pracowników, a przede wszystkim urzeczywistnienie wymogów obowiązującego prawa i regulacji wewnętrznych poprzez zastosowanie ich w praktyce, zyskują nie tylko możliwość na efektywne zarządzanie ryzykiem, ale przede wszystkim na budowę organizacji opartej o zasady legalności, transparentności i uczciwości, które są fundamentem dla funkcjonowania każdego bytu prawnego.

"Przykład idzie z góry"

Niebagatelne znaczenie ma tutaj koncepcja „tone from the top” (pol.: wzorzec zachowania wyznaczany przez kadrę zarządzającą), która wraz z pojęciem zarządzania "lead by example" determinuje już na samym początku wdrożenia systemu zgodności, jego sukces bądź sromotną klęskę.

Strong management is not the one having problems with compliance. It’s the weak one.

Strong management czyli taki zarząd, taka kadra zarządcza wysokiego i średniego szczebla która nie boi się delegowania zadań, utworzenia jednostki zgodności i kontroli wewnętrznej oraz wyposażenia jej w realne przymioty i atrybuty pozwalające na efektywne zarządzanie ryzykiem. Chce zarządzać organizacją w sposób transparentny i przede wszystkim zgodny z powszechnie obowiązującym prawem. Poprzez to nie wykorzystuje swojej pozycji do wywierania bezpośredniego i/lub pośredniego wpływu na bieżące funkcjonowanie jednostki compliance. Wspiera i propaguje kulturę organizacyjną opartą na jasno określonych zasadach i wartościach wynikających ze wdrożonego systemu zgodności.

Odwołanie się w treści Wytycznych do aspektu "umiejscowienia pracownika ds. zgodności (przyp. red.) w strukturze organizacji na stanowisku gwarantującym niezależność działania", bezpośrednio nawiązuje do opisanej powyżej koncepcji. Odpowiednie narzędzia, gwarancja uregulowanej autonomiczności jednostki compliance, ustanowienie jasnej linii raportowania  i odpowiedzialności względem kadry kierowniczej/rady nadzorczej - wszystkie te przesłanki zmierzają ku realnej efektywności programów zgodności. Poprzez którą rozumiemy odpowiednio wczesne identyfikowanie zagrożeń i ryzyka dla danego podmiotu w ramach prowadzenia działalności.

Aktywności jednostki (funkcji/pracownika) compliance polegające na:

  • zidentyfikowaniu i oszacowaniu ryzyka,
  • wyodrębnieniu incydentów oraz obszarów problemowych,
  • wskazaniu typów niezgodności,
  • zaproponowaniu sposobów interwencji.

Zmierzające do właściwego zarządzenia systemem zgodności, a w konsekwencji wdrożenia odpowiednich mechanizmów prewencyjnych, chroniących organizację przed działaniem niezgodnym z prawem, mają szansę powodzenia, jedynie w przypadku pełnej ich legitymizacji przez organy zarządzające.

Mając na uwadze fakt, iż wytyczne są elementem Krajowego Programu Przeciwdziałania Korupcji, posłużmy się przykładem z zakresu systemu zgodności, odnoszącego się do aspektu antykorupcyjnego.

Wdrożenie polityki antykorupcyjnej, składającej się z szeregu regulacji wewnętrznych (polityka przeciwdziałania korupcji, polityka oraz procedura dotycząca prezentów, upominków oraz wyrazów gościnności) stanowi jedynie część większego procesu jakim jest minimalizacja ryzyka wystąpienia zachowań korupcyjnych. Bez odpowiedniego wsparcia i umocowania wewnątrz organizacji dla wdrożonych rozwiązań, program zgodności staje się jedynie teorią, niemającą bezpośredniego przełożenia na funkcjonowanie organizacji.

Prowadzenie regularnych szkoleń, kampanii informacyjnych, a także konsekwentne odwoływanie się do jasno określonych zasad i wartości w oparciu, o które swą działalność prowadzić ma dany podmiot, zezwala na przede wszystkim minimalizowanie ryzyka braku zgodności z powszechnie obowiązującym prawem, ale także stanowi wartość dodaną z punktu widzenia budowania.zarówno świadomości społecznej, jak i fundamentów bezpiecznego biznesu, a w przypadku administracji państwowej - transparentnego państwa.

Nie ma zgodności bez kanałów zgłaszania nieprawidłowości

Kanały zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing) stanowią kluczowy element każdego systemu zgodności. Brak efektywnego i transparentnego rozwiązania, zezwalającego na informowanie o sytuacjach mogących budzić wątpliwości bądź wprost niosących za sobą realne zagrożenia dla legalności organizacji, znacznie utrudnia budowę efektywnego systemu compliance. Zastanawiającym jest pominięcie tego aspektu przez autorów omawianej publikacji, szczególnie mając na uwadze fakt obowiązku implementacji tzw dyrektywy dot. ochrony sygnalistów, której termin upływa 17 grudnia przyszłego roku.

Jest to o tyle interesująca kwestia, iż Wytyczne adresowane są do sektora publicznego, który również objęty zostanie wymogami implementowanej regulacji. Brak uwzględnienia kwestii zgłaszania nieprawidłowości, a także ochrony przed działaniami odwetowymi osób o nich informujących (sygnalistach) jako elementu systemu zgodności, zastanawia o tyle, iż budowa "narodowego programu uczciwości"(przywołanego przez Szefa CBA we wstępie) wydaje się być utrudniona w sytuacji, w której organy kontroli nie rozpatrują kwestii ochrony sygnalistów, jako przesłanki wpływającej na rzecz efektywności systemów compliance w sektorze publicznym.

Niniejsza strona zawiera wyłącznie informacje ogólne i jest oparta na doświadczeniach i badaniach autora. Autor nie udziela w ramach niniejszych publikacji porad biznesowych, prawnych ani innych profesjonalnych porad lub usług. Treści zawarte na niniejszej stronie nie zastępują porad prawnych ani usług. Opinie, stanowiska i spostrzeżenia wyrażone w ramach publikacji na niniejszej stronie nie powinny być również wykorzystywane jako podstawa do jakichkolwiek decyzji lub działań, które mogą mieć wpływ na prowadzoną przez Państwa działalność. Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji lub podjęciem jakichkolwiek działań, które mogą mieć wpływ na działalność Państwa firmy, należy uzyskać opinię wykwalifikowanego doradcy prawnego. Autor nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty poniesione przez jakąkolwiek osobę lub podmiot polegający na podstępowaniu wedle treści przedstawionych na niniejszej stronie. Wszelki opinie, poglądy i stanowiska przedstawione na niniejszej stronie są prywatnymi poglądami autora, a w związku z tym nie powinny być w jakikolwiek sposób utożsamiane ze stanowiskiem organizacji, które autor reprezentował, reprezentuje obecnie i/lub będzie reprezentował. Cytowanie treści artykułów na niniejszej stronie jest dozwolone z zastrzeżeniem podania źródła cytatu wraz z odnośnikiem prowadzącym do niniejszej strony.

W celu zapewnienia jak najlepszych usług online, ta strona korzysta z plików cookies.

Jeśli korzystasz z naszej strony internetowej, wyrażasz zgodę na używanie naszych plików cookies.