Zgłaszanie nieprawidłowości. Fakty i mity.

Jesteśmy w przededniu dyskusji nad sposobem oraz kształtem implementacji do polskiego porządku prawnego unijnej Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (dalej: dyrektywa) ¹⁾ https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A52018PC0218 .

Przypomnijmy, iż data implementacji założeń dyrektywy do systemów prawnych państw członkowskich wyznaczona została na dzień 17 grudnia 2021 roku (więcej o założeniach dyrektywy mogą Państwo przeczytać Tutaj ).

Kwestia transpozycji założeń wspomnianej regulacji do polskiego porządku prawnego to tylko jeden z kilku aspektów zmiany światopoglądowej, ale przede wszystkim kulturowej z punktu widzenia organizacji. Konieczność wdrożenia odpowiednich kanałów informowania o nieprawidłowościach, sytuacjach mogących budzić wątpliwości bądź po prostu postępowaniu niezgodnym z prawem, determinować będzie szereg zmian w odniesieniu do samego zarządzania przedsiębiorstwem. W szczególności mając na uwadze pracę jaką należy wykonać w celu zmiany percepcji i pojmowania istoty posiadania efektywnych systemów compliance, którego jakże istotny element stanowią kanały informowania o nieprawidłowościach.

Obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów dedykowanych do zgłaszania nieprawidłowości, który nałożony zostanie na przedsiębiorstwa wraz z transpozycją założeń dyrektywy do polskiego porządku prawnego, stanowił będzie wyzwanie dla organizacji działających na naszym rynku. Biorąc pod uwagę fakt stosunkowo krótkiej historii budowania świadomej, transparentnej i integralnej kultury organizacyjnej w warunkach polskiej gospodarki wolnorynkowej.

Stany Zjednoczone Ameryki, a więc de facto lider w zakresie efektywności systemu wykrywania nieprawidłowości wewnątrz podmiotów sektora prywatnego, a jednocześnie kraj o wysoce bardziej rozwiniętej świadomości w zakresie budowania transparentnej kultury organizacyjnej, po dziś dzień w wielu przypadkach boryka się z wątpliwościami interpretacyjnymi, w odniesieniu do zasadności wdrożenia kanałów zgłaszania o nieprawidłowościach, wewnątrz podmiotów sektora prywatnego. 

Powszechnym jest zjawisko wyparcia, a więc braku dopuszczenia do świadomości myśli o tym, iż w ramach działalności danego przedsiębiorstwa mogłyby występować jakiekolwiek nieprawidłowości. Nawet w kraju pozbawionym historycznego bagażu negatywnych doświadczeń i konotacji związanych z faktem informowania organów administracji, sektor prywatny nie jest wolny od wątpliwości w zakresie zasadności i słuszności wdrażania rozwiązań mających na celu zwiększenie efektywności w zakresie prewencji zachowań niezgodnych z prawem i/lub dobrymi praktykami.

Po dziś dzień wśród wielu przedsiębiorców pokutuje przeświadczenie, iż niektóre firmy są wolne od działań niepożądanych. W szczególności w odniesieniu do organizacji działających na mniejszą skalę bądź takich, które działają jako firmy rodzinne. 

 

 

Zgłaszanie nieprawidłowości – Mity

W dniu 2 marca b.r. w internetowym wydaniu magazynu Forbes, ukazał się artykuł wskazujący 10 mitów dotyczących kanałów zgłaszania nieprawidłowości wewnątrz organizacji ( 10 Myths About Whistle-blower Hotline Programs ).

W treści artykułu przytoczono dziesięć najczęściej powtarzających się truizmów i półprawd w odniesieniu do zasadności ustanowienia odpowiednich kanałów do zgłaszania nieprawidłowości. Co ciekawe, większość z nich ma charakter uniwersalny, a przytoczone w treści artykułu argumenty przedsiębiorców negujące konieczność ustanowienia odpowiednich kanałów informowania o nieprawidłowościach, równie dobrze mogłyby być wypowiedziami przedstawicieli sektora prywatnego, dowolnie wybranego kraju.

10 mitów o systemach zgłaszania nieprawidłowości via Forbes:

1. Nie mogę sobie pozwolić na wdrożenie wewnętrznego programu zgłaszania nieprawidłowości, jest to zbyt kosztowne.
2. Moi pracownicy będą nadużywać gorącej linii i zgłaszać nieuzasadnione problemy w miejscu pracy.
3. Mam małą, rodzinną firmę i nie potrzebuję systemu zgłaszania nieprawidłowości.
4. Prowadzę politykę otwartych drzwi; jeśli jest jakiś problem, ktoś by mi powiedział.
5. W naszej firmie nie ma przypadków oszustw, zachowań niewłaściwych.
6. Moja branża jest specyficzna i system zgłaszania nieprawidłowości nie będzie miał tutaj zastosowania
7. Systemy zgłaszania nieprawidłowości, w szczególności telefoniczny, będzie nadużywana przez nieefektywnych pracowników celem pozyskania ochrony jako sygnalista.
8. Systemy zgłaszania nieprawidłowości wytworzą negatywną kulturę organizacyjną.
9. Systemy zgłaszania nieprawidłowości, a w szczególności linia telefoniczna, będzie prowadzić do unikania rozmów z przełożonymi o problemach w miejscu pracy.
10. Mam już wdrożony system zgłaszania nieprawidłowości i nie otrzymuję żadnych zgłoszeń.

Zgłaszanie nieprawidłowości – Fakty

Powyżej wymienione argumenty przedsiębiorców i osób decyzyjnych, sprawujących kierownicze stanowiska w swoich organizacjach,  pokazują, iż nawet w USA, a więc państwie, którego historię tworzyli sygnaliści, (The Whistleblower Protection Act uchwalono w 1989, więcej tutaj ) wciąż wśród niektórych środowisk brak jest właściwego zrozumienia i wagi znaczenia wykrywania nieprawidłowości.

Najbardziej symptomatycznym i jednocześnie niosącym największe ryzyko argumentem przytoczonym w treści wspomnianego artykułu jest przeświadczenie o posiadaniu efektywnego systemu zgłaszania nieprawidłowości w sytuacji gdy pomimo upływu czasu od jego wdrożenia, nie otrzymano żadnych zgłoszeń za jego pośrednictwem. W takiej sytuacji należy zastanowić się przede wszystkim nad tym czy kanały (system) zgłaszania nieprawidłowości został właściwie zakomunikowany pracownikom. Czy pracownicy mają świadomość jego istnienia. Czasem może to być kwestia zaufania, a właściwie jego braku ze strony pracowników, którzy nie mają stuprocentowej pewności co do:

a) właściwego i rzetelnego rozpatrzenia zgłoszenia

b) obiektywnego przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego

c) braku działań odwetowych ze strony organizacji.

Ponadto podnoszenie argumentów traktujących o kosztowności systemu zgłaszania nieprawidłowości, braku zastosowania kanałów temu dedykowanych bądź przeświadczenie o braku ryzyka wystąpienia naruszeń tudzież niezgodności, biorąc pod uwagę potencjalne sankcje, równoznaczne jest z brakiem świadomości zagrożeń czyhających na podmioty sektora prywatnego, działające w warunkach gospodarki wolnorynkowej.

Odwołując się po raz wtóry do kwestii interpretacji instytucji sygnalisty, a w związku z tym systemów zgłaszania nieprawidłowości, warto przytoczyć fragment wykładu, którego udzieliła Kelly Richmond Pope²⁾ https://www.kellyrichmondpope.com w ramach cyklu konferencji naukowych -TED, pt.:”Jak sygnaliści tworzą historię” (ang. How whistle-blowers shape history, link: Jak sygnaliści tworzą historię ).

“kiedy myślisz o niektórych z bardziej klasycznych lub historycznych przypadków oszustwa, to zawsze jest to wokół sygnalisty. Pomyśl o Watergate – odkrytym przez sygnalistę. Pomyśl o Enronie – odkrytym przez sygnalistę. 

(…)

Sygnalistów charakteryzuje pokora. Nie szukają sławy. Szukają sprawiedliwości.

Praca u podstaw

Uświadomienie roli, znaczenia i wpływu systemów informowania o nieprawidłowościach to niewątpliwie jedno z wyzwań leżących po stronie ustawodawcy, ale także  szeroko rozumianego środowiska praktyków compliance, które kontrybuuje do procesu budowania świadomości wewnątrz organizacji. W szczególności w odniesieniu do  osób sprawujących stanowiska decyzyjne. Zarówno w zakresie znaczenia implementacji wdrożenia efektywnych systemów zgłaszania o nieprawidłowościach, ale także istotności definiowania właściwych postaw, zarządzania w oparciu o zasadę lead by example.

Jak pokazuje badanie przeprowadzone przez Ethics Resource Center w 2013 r., prawdopodobieństwo poinformowania o nieprawidłowościach tudzież naruszeniach wzrasta wprost proporcjonalnie do zaufania pracowników względem kadry kierowniczej co do jej etycznego postępowania. Jak pokazało wspomniane badanie, aż 71 % pracowników skłania się ku poinformowaniu o nieprawidłowościach gdy mają pewność, iż kadra kierownicza na co dzień kieruje się etyką.

Niejednokrotnie na łamach tego portalu podkreślano znaczenie koncepcji “Tone from the top“, a więc postawy kadry kierowniczej, która inkorporowana jest na pozostałe obszary organizacji. Wyznaczanie właściwych wzorców przez kierownictwo danej organizacji stanowi punkt krytyczny dla budowania kultury organizacyjnej opartej na takich zasadach jak: transparentność, uczciwość, integralność.

Przywołana koncepcja wraz z systematycznym budowaniem poczucia odpowiedzialności za działania i zaniechania danego podmiotu, pośród wszystkich pracowników, w sposób wymierny przyczynia się do minimalizowania ryzyka braku zgodności.

„Za compliance, za działanie w zgodzie z powszechnie obowiązującym prawem, jak również w zgodzie z wymogami regulacji wewnętrznych, a także etyczne prowadzenie działalności naszej firmy, odpowiadają wszyscy pracownicy, bez wyjątku.”

Każdy pracownik, bez wyjątku, partycypuje w procesie zapewnienia zgodności z wymogami powszechnie obowiązującego prawa, standardami etycznymi, dobrymi praktykami, regulacjami wewnętrznymi, zasadami współżycia społecznego, konkurencji w ramach realizacji obowiązków statutowych danej organizacji.

Dlatego też tak istotnym z punktu widzenia ciągłości działania organizacji, jest wdrożenie transparentnego, efektywnego i kompleksowego systemu zgłaszania nieprawidłowości wewnątrz organizacji przy jednoczesnym zapewnieniu pełnej ochrony osobie dokonującej takiego zgłoszenia.